از حرف تا عمل در امور مالی بهداشت و درمان صنعت نفت فارس و هرمزگان

به گزارش روابط عمومی بهداشت و درمان صنعت نفت فارس و هرمزگان، ۱۵ آذر هر سال، به نام روز حسابدار در ایران نامگذاری شده است.

این نامگذاری پیرو درخواست فدراسیون بین المللی حسابداران (آیفک)، که از اعضای خود در همه کشورهای جهان خواست در تقویم رسمی خود، روزی را به همین نام اعلام کنند و گردهمایی‌ها یا آیین‌های ویژه‌ای را به همین مناسبت تدارک ببینند، صورت گرفته است.

به همین بهانه قصد کردیم تا در این مطلب کوتاه، مروری مختصر بر تاریخچه واحد امور مالی  بهداشت و درمان صنعت نفت فارس و هرمزگان داشته باشیم.

کیوان کریمی در گفتگو با خبرنگار واحد روابط عمومی در این باره گفت: واحد امور مالی این مرکز، با توجه به تعدد وظایف چه از نظر کمی و چه کیفی و با دارا بودن 13 نفر مدیر و کارمند، مشغول به فعالیت در بخش های مختلف است و رضایت حداکثری را از آن خود کرده است.

رئیس امور مالی بهداشت و درمان صنعت نفت فارس و هرمزگان با بیان این مطلب که حجم بالای کار در این واحد را نمی توان به سادگی در کلام گنجاند، مختصری از پیشینه این واحد عنوان کرد و افزود: واحد امور مالی در هر سازمانی با توجه به نوع فعالیت خود، وظایف خاص آن سازمان را دنبال می کند ولی در کل وظایف امور مالی در تمام سازمان ها، کنترل هر چه بهتر فعالیت های مالی است و همه کارکنان مالی باید تابع مقررات، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و اصول حسابداری پایبند بوده و انجام وظیفه نمایند.

وی به تشریح واحد امور مالی بهداشت و درمان صنعت نفت فارس و هرمزگان پرداخت و گفت: واحد حسابداری درآمد همانطور که از نام آن نیز مشخص است مسئول پیگیری، جمع آوری تمامی درآمدها از شرکت های نفتی و شرکت های طرف قرارداد، همچنین پیگیری درآمد از دستگاه های پوز (POS) و ... را بر عهده دارد و هر ماهه باید گزارش این درآمدها و همچنین درآمدهایی که از قسمت های مختلف به این قسمت ارائه می شود را تحویل گرفته و در پایان هر ماه گزارشی از این درآمدها به ستاد سازمان ارسال نماید.

به گفته وی، کل این درآمد به حساب یک طرفه سازمان بهداشت و درمان صنعت نفت واریز می گردد.

کریمی افزود: بخش دیگر، حسابداری اموال است که جایگاه بسیار پر اهمیتی در مجموعه دارد چرا که در پایان سال مالی اموال، بخشی مهم تر از ترازنامه را بر عهده دارد و در صورت های مالی منظور می گردد.

وی در تعریف این بخش اضافه کرد: حفظ و حراست از اموال و نحوه جبران و خسارات وارده به اموال شرکت، همچنین تقویت و استحکام کنترل های داخلی از طریق اعمال کنترل های مالی و فیزیکی و صورت برداری عینی از خریدهای صورت گرفته به صورت گزارشی( ASR63) به تفکیک در قسمت و صاحب اختیار آن بخش ، به تهران ارسال می گردد.

این مسئول در بهداشت و درمان صنعت نفت فارس و هرمزگان ادامه داد: همچنین تمامی اقلام باید عینا شفاف و شماره گذاری شوند و چنانچه اموال به اداره یا محل دیگری انتقال یابند؛ لازم است فرم مخصوص جهت جابه جایی این اموال تهیه و جهت اقدامات بعدی به ستاد ارسال شود و چنانچه اموال به هر علت معیوب و مورد استفاده آن امور نباشد باید ترتیبی اتخاذ و فرم مخصوص درخواست برکناری اموال تهیه و پس از تکمیل و اخذ امضاء هیئت بازبین و کمیته از رده خارج و به واحد کنترل اموال ستاد فرستاده شود.

کریمی گفت: اگر اموال صورت برداری نشده باشد در فرم مخصوص صورت برداری عینی درج و با هماهنگی حسابداری و کنترل اموال ستاد اسناد مربوطه را تنظیم و جهت تغذیه به سیستم امور مالی ارسال می شود.
وی در توضیح بخش حسابداری حقوق دستمزد عنوان کرد: بخش جذاب و به نوعی هیجان انگیز امور مالی که در پایان ماه بسیار خوشایند است و تمام کارکنان زحمات یک ماهه خود را، هر چند مختصر، دریافت می کنند؛ حسابداری حقوق دستمزد نام گرفته است.

رئیس امور مالی بهداشت و درمان صنعت نفت فارس و هرمزگان گفت: تمامی اطلاعات کارکنان از قبیل روزهای کارکرد، منطقه کاری، تعداد شیفت های انجام شده و تمامی مزایایی که به یک کارمند تعلق می گیرد، چه از طریق اعلام داخلی و یا به صورت بخشنامه ها؛ تمام موارد با تهیه سند از جانب امور اداری( امور کارکنان) بعد از کنترل های لازم توسط مسئولان ذیربط به سندرسی فرستاده شده و بعد از کنترل مجدد به حقوق و دستمزد جهت اعمال در حقوق صورت گرفته که می توان اصلاحاتی را در آن زمان خاص انجام داده و حقوق و دستمزد کنترل های لازم خود را در تاریخ های گفته شده در حقوق پرسنل اعمال نماید.

کریمی همچنین از بخش تایید هزینه های درمانی گفت و اظهار کرد: تمامی نسخ درمانی خارج از شرکت ( درمان در دسترس) پس از تحویل به واحد بیمه گری و کارشناسی با مهر و امضاء کارشناس مربوطه ( رسیدگی کننده 1 ) جهت بررسی و مقومی به کارشناس بعدی بیمه گری( رسیدگی کننده 2 ) احاله می گردد و بعد در همین واحد به سیستم جامع وزارت نفت از طریق PR تغذیه می گردد و سپس جهت تایید به امور مالی ارسال می شوند.

وی گفت: در این مرحله کارشناس امور مالی پس از تطبیق مشخصات ذینفع و مبلغ تغذیه شده اقلام را در سیستم جامع تایید می نماید و بدین ترتیب مبلغ مورد نظر با ذکر نوع درمان در قالب کدهای تعریف شده به اداره متبوعه منعکس می گردد که بعد از تایید واحد حقوق اداره مذکور، مبلغ عینا در صورتحساب حقوق شاغل با تعریف کمک هزینه درمانی ظاهر می شود و در پایان ماه کارشناس مربوطه در امور مالی پرینت هزینه های درمانی را گرفته و کارشناس مربوطه در امور مالی پرینت هزینه های تغذیه شده را به تفکیک اداره و دوره زمانی اخذ و بعد از انجام کنترل های لازم به حسابداری مالی جهت صدور اعلامیه بستانکار به شرکت ها ارسال می کند و هزینه های پرداختی که بر عهده بهداشت و درمان بوده عمدتا با این اعلامیه ها به حساب های فی ما بین با شرکت ها منظور می گردد.

کریمی به تشریح بخش حسابداری اعلامیه ها نیز پرداخت و گفت: تمامی فعالیت هایی که در امور مالی بدون گردش مالی ( پول نقد) صورت می پذیرد از طریق حسابداری اعلامیه ها انجام می گیرد؛ به طور مثال: تمامی هزینه های درمانی بعد از تغذیه و پرینت به حسابداری اعلامیه جهت صدور اعلامیه بستانکار فرستاده شده؛ در این قسمت اعلامیه بستانکار را صادر و به ادارات طرف مقابل فرستاده می شود و یا طلب هایی که ادارات دیگر از این بهداشت و درمان داشته به صورت اعلامیه بدهکار صادر کرده و جهت تایید به بهداری فرستاده می شود و به طور کلی در این قسمت پولی رد و بدل نشده و به حساب فی ما بین شرکت ها منظور می گردد؛ با انجام این کار گردش وجوه نقد کم شده و در نتیجه نقدینگی افزایش می یابد.

این مسئول در ادامه خزانه را تعریف کرد و اضافه کرد: به طور خلاصه تمامی اسناد پرداخت، چه درمانی-خرید و یا انجام خدمات، در نهایت به خزانه جهت مرحله پرداخت فرستاده می شود.

وی گفت: کارها بسیار متنوعی در خزانه صورت می پذیرد؛ پس از اینکه رئیس امور مالی بر اساس نقدینگی و تقدم و تاخر، سندی را جهت صدور چک امضاء می کند مسئول خزانه پس از تهیه چک باید کنترل مقدماتی از نظر برابری نام گیرنده چک، مبلغ، عدد و حروف پرفراژ با متن سند پرداخت را کنترل کرده و مهر پرداخت شد را روی اسناد منظور کرده و همچنین ته سوش چک را جهت کنترل های بعدی نوشته و چک را جهت امضاهای مجاز به قسمت های دیگر بفرستد، تهیه و انجام تمامی گزارشات از قبیل: منابع و مصارف، درآمدهای مکتسبه و بستن حساب های مالی و ارسال آن ها هر ماهه به ستاد تهران از وظایف خزانه می باشد.

کریمی در خصوص بخش حسابداری بودجه و کنترل هزینه ها، اضافه کرد: در تامین بودجه شرکت هر ساله در مواقع خاص باید بودجه بر اساس ضوابط خاص و با توجه به نیازها جهت یک سال مالی تهیه شده و برای دفاعیه به ستاد سازمان جهت تایید و تصویب فرستاده شود که البته این کار فعلا صورت نمی پذیرد و بطور کلی تمامی پرداخت ها حتما باید به تایید اداره بودجه و کنترل هزینه ها برسد و اقدامات بعدی انجام گیرد و پس از تایید به سندرسی جهت مراحل بعدی فرستاده شود.

رئیس امور مالی بهداشت و درمان صنعت نفت فارس و هرمزگان همچنین درباره اهم فعالیت های حسابداری مالی به اختصار توضیح داد: تامین بودجه هم شامل: بررسی تقاضای پرداخت علی الحساب ها، استرداد ودایع، سند پرداخت مبلغ اولیه تنخواه گردان، سند پرداخت بلیط هواپیما، قبوض آب و برق و گاز و تلفن، سند پرداخت اجاره املاک، حق التدریس، حق المشاوره و تسویه حساب های آنها، نظارت بر حسن اجرای قراردادها، رسیدگی و انجام مراحل قانونی مفاصا حساب بیمه پیمانکاران می شود وتمامی این فعالیت ها پس از تایید واحد بودجه به سندرسی و یا قسمت های دیگر فرستاده می شود.

کریمی از حسابداری پیمان ها گفت و ابراز کرد: وظیفه این حسابداری نظارت و کنترل های لازم با توجه به قراردادهای واصله و تمامی الحاقیه ها بر پیمانکاران بوده که هر ماهه بعد از تطبیق اسناد پیمان و نظارت بر بودجه، برای تایید بعدی به سندرسی فرستاده می شود.

وی همچنین سندرسی را توضیح داد و گفت: سندرس وظایف بسیار مهم و متعددی بر عهده داشته و به طور کلی به منظور حصول اطمینان از صحت پرداخت و کنترل اطلاعات، صحت محاسبات اسناد و ضمائم تشکیل دهنده و مبلغ پرداخت قبل از انجام پرداخت صورت گرفته و در سندرسی حرف اول را بخشنامه ها، دستورالعمل ها و مقررات زده می شود و سندرس نمی تواند بر اساس رای و نظر و حدس و گمان خود تصمیم بگیرد.

این مسئول افزود: به طور کلی تمامی اسنادی که وارد خزانه می شود و یا از طریق حقوق و دستمزد باید پرداخت شود را باید سندرسی بررسی،تایید و به مهر سندرسی ممهور گشته و برای اقدامات بعدی به خزانه فرستاده شود.

کریمی گفت: به طور کلی اقدامات و بررسی های سندرسی نباید منجر به تحدید حدود اختیارات و مقررات مجاز در ایفای وظایفشان گردد.

به گفته رئیس امور مالی بهداشت و درمان صنعت نفت فارس و هرمزگان، بخش جدیدی به عنوان حسابداری مالیاتی دایر گردیده که وظیفه آن تغذیه تمامی اسناد پرداخت شده طرف های قرارداد به صورت فصلی در سیستم امور مالیاتی بوده و در پایان هر فصل بعد از تغذیه اسناد به امور مالیاتی مراجعه کرده و ارزیابی و صحت فعالیت خود در این واحد تایید می نماید.